公文交换系统建设必要性

    在现代企业是单位的日常办公中，实施公文交换系统实现公文交换信息化，已经成为实现高效快捷网上协同办公的必要条件，那么，为什么要进行公文交换系统建设呢，公文交换系统建设必要性体现在那些方面呢？

    公文交换系统建设必要性：

    1、现有公文交换方式存在众多缺陷

    现在，很多企业事业单位、各级政府、行政单位依旧通过传统的邮寄等传统方式进行猴红头文件的交换，实现信息的上传下达；但随着社会信息通讯技术、互联网技术的发展，传统公文交换方式的缺陷逐渐暴露出来：速度慢、效率低、保密性低、安全性差、难于储存查询，因此，为解上述问题，进行公文交换系统建设有充分的必要性。

    2、公文集成管理的必要性

    由于传统公文交换方式，无法实现信息的集成共享，跟单位部门之间无法实现信息的互联互通，而公文交换系统建设必要性就在于，它能够消除信息孤岛，将组织内分散于各部门中的公文信息集中到统一的公文管理系统数据库中，实现全组织的统一公文管理。

    3、现有公文管理系统建设不健全

    现在很多单位都实施了OA系统，但组织内上下级的OA系统建设不平衡，特别是政府机关和大型的集团企业，通常只在总部或者事务处理中心相关部门建立了统一的信息中心，而其他分支机构内部的OA系统基本上是自行建设或由上级部门建设，未能实现与组织中心的公文交换系统集成对接，因此，对公文交换、信息传递及其不利，比例与节约办公成本、也影响了工作效率。

    4、实现协同办公的必要性

    公文交换系统建设是企事业单位移动办公、政府机关电子政务建设的需要，可以实现跨部门、快单位、跨组织、跨地域的电子公文交换，满足各组织部门之间的协同办公需要和信息共享需求，实现信息资源的充分利用；电子公文交换系统建设可以实现企事业单位和政府内完美的网上协同办公，同时协同办公也简化了工作流程，提高办公的效率。

    因此，加快公文交换系统建设具备充分的必要性。通过公文交换系统建设能够促进组织公文管理、信息流转的体制改革，提高信息共享性与利用率，对提高办公能效的重要意义。