OA系统选型的误区

    OA系统选型的误区

    随着OA系统实施的成本降低，实施难度降低，产品更加成熟，众多企业根据自身对于提高管理效率的需求而纷纷对OA系统开始关注并拟定建设计划。国内OA系统的发展经历了十几年的发展，出现了很多服务商，但是并没有形成有主导地位的产品。因此，企业在OA系统选型的时候，面对众多选择，往往比较困惑而不知所措。本文将围绕OA系统选型时容易陷入的误区进行阐述，希望能够帮助企业在OA系统选型时更加明确方向，尽量避免不必要的弯路。

    误区一、认为OA就是行政办公，就是收发文。针对政府机关来说，这有一定的价值，但是对企业来说价值不是很大。

    在OA刚刚出现的时候，政府和事业单位的确是OA的主要用户，OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展，企业成为OA应用的广泛对象，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA发生了质的变化。所以OA作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。对于管理层来说，办公审批（不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批）以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，他们除日常行政办公支持外，更需要他们的日常的业务流程的审批（如采购流程，合同审批，出差，借款，资金的审批），这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

    误区二：认为OA只是文件的审批和管理。

    目前市面上的很多的OA是采用非关系性型数据库，主要是基于lotus平台，该平台是封闭式的平台，是文档型数据库，在技术上存在很多先天性缺陷，一般应用于早期政府的收发文，目前政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。OA不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在OA的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证（发票）是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批，当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题，很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。

    误区三：认为OA是ERP的一部分，认为OA很简单，是从属于其他系统。

    OA的管理思想与ERP完全不一样，ERP主要注重在物料，物流，资金的管理，是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心（人力资源主要是进行权限和安全体系的控制），以工作流为血脉的核心平台，在该平台上再搭建其他的应用功能模块，同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。