OA系统预算和需求该如何取舍

        任何一个企业在准备实施OA系统的时候，都会征集企业管理需求和工作业务 及各个部门的需求来整合，形成一个整体的需求文档。提高给软件开发商，软件开发商根据此需求来核算具体的开发费用。这时候就会产生OA办公系统实施需求的矛盾。   


        OA办公系统实施需求矛盾该如何处理呢？，首先做到把握好企业的核心需求；其次相同的需求不同的OA厂商实现的代价也不同，选择一个基础平台技术先进和服务能力强的厂商是关键。我们大体上可以从以下几步来分析和解决OA办公系统预算和需求的矛盾问题。


    第一，无论我们的OA办公系统怎么选，都要明确引进系统的目的是为了给企业带来实实在在的帮助，为了解决企业的管理和办公等实际问题的。只有明确了企业的基本需求，围绕自身的需求并适当的考虑技术因素，才不至于在OA系统选型中失去了方向。


    第二，根据规划制定的需求，找出相对适合自己的，满足企业需求的几套OA办公系统。不管是软件厂商的标准版OA产品，抑或是可进行局部或全部个性化定制开发的，总会有那么几套比较接近需求的系统，可以先把这些系统划为第一目标范围。


    第三，比较下价格，根据自己的预算情况再次进行剔除。在初次预选的OA办公系统中，有的可能会在预算之内，有的可能略超预算或者超额比例较大。这时，我们可以先剔除OA办公系统预算超额比例太大的那些。例如公司预算10万元，而一些OA至少需要50万或上百万。这些远超预算的，可以暂不考虑。

        不同的OA厂商技术架构不同，采用的系统软件不同，服务能力和服务体系不同，产品购买和实施的费用相差比较大，企业用户需处理好技术的先进性和OA办公系统费用预算的关系，不能过分的看重价格忽略了软件的技术，落后的技术后期的服务成本和维护成本更高，系统的应用效果也可想而知，这样也违背了企业使用OA办公系统的初衷。


        第四，需要重新全面仔细的审视自己的需求，结合预算和实用性的情况，取黄金分割点选择最终的OA办公系统，这是最重要却是最难的一步。对于这方面，企业客户要认清一点，OA办公系统不可能解决我们所有的业务问题，要理性看待OA办公系统所产生的实际效果，要有侧重之分。


        在需求管理方面，CIO不能被各部门提出的各种具体需求给套住了，如若按照这样的需求选择OA，OA办公系统预算的成本高，上线之后系统也显得臃肿和不易用。企业必须有总体的管控能力，企业需要什么、各部门需要什么，需要多沟通，并做到心中有数。对业务需求深入分析，才能判断哪些需求是核心需求，哪些需求次要需求，哪些需求是可有可无的。在初次规划的需求中，可能很多是可以简化或优化的，从而在不严重影整体应用效果的情况下，降低了OA办公系统预算。


         在预算和需求之间最选择，往往占据上风的还是需求，资金预算上也是必须要考虑的，从总体的大局来看，企业决策者必须高瞻远署具有一定的战略眼光，面对一定的预算前提下，保留系统最基本的需求，剔除无关紧要的小的需求，使得需求和预算之间合理化，就可以解决OA系统的预算和需求问题。