OA办公自动化系统应用管理探讨

来源:  北京软件开发公司

    随着OA系统的不断普及应用，改变了原有的资源共享难，信息传递慢，管理混乱，成本高的问题，OA系统的应用降低了成本，对管理有着积极的促进作用，如何将OA办公系统在顺应企业的需求的情况下，利用系统和软件想结合，产生真正的价值，将是本文讨论的重点。

    1 OA办公自动化系统应用内容与作用

        OA办公自动化系统就是采用Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，使管理人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为管理和决策提供科学的依据。OA自动化办公系统具体包括：（1）个人办公：待办事宜、日程安排、工作日志、通讯录；（2）网络通讯：Internet 邮件管理、内部邮件管理、即时通讯公告；（3）工作流流程设计器：流程任务管理及查询、流程任务分析统计；（4）公共信息：知识管理论坛、在线调查；（5）业务子系统：公文收发、人事管理、会议管理、车辆管理、办公资产接待管理等。该系统功能应用户的需要而逐渐增强，前后共经历了三个阶段较为明显的革新，由单一的文档处理到如今的综合管理，现使用的该系统已能满足多数用户的需求，既有个人资料的收集，又有部门资料的共享，同时也可以开展及时的论坛与调查，使用公共办公资源等等，满足时代发展的需求，综合性极强。

2 OA系统实际应用中应注意的问题

        工作人员具有电子信息化观念：传统的文件传输都是经过纸质材料作为媒介，上面有管理部门的公章和相应负责人的签名。OA办公自动化系统省掉了专人递送的过程，直接将文件传送给领导审批和需要阅读的人，签名和阅读情况都将经过电子信息反馈给相应的管理人员。过程之快，使用也方便，如遇特殊事情需要相应负责人应急处理的，也可以很轻松快速的解决，获得答复意见或指导结果，只要有规范的传递程序即可，避免隔级传送。其中需要那些不太愿意使用电脑的人员改变观念，加强对现代科学技术的认识，接受电子信息，感受其带来的方便与快捷性，否则将会给自动化办公系统的推行带来阻碍。营造宏观的氛围和相互学习的意识，改变观念不是难题。

        工作人员具有网络安全与道德意识：信息技术发展迅速，同时良性行为和不良行为就开始利用信息传送媒介进行较量，为此应注意网络管理安全，关注不良份子是否利用OA办公自动化系统的资源，进行敲诈和哄骗，防患于未然。管理人员要加强网络安全，防止使用人员资料对外泄密，一旦发现严格按照管理中制定的管理办法，采取补救措施，遏制其再次发生，情节严重者可向相应管理部门递交查处报告。又因资源共享之后，使用人员可以获悉管理机构内部各种资料，一类人员因某些事情不满，而对个别人员或职能部门采取保密资料外泄和发不良用语以攻击的行为。实时监控内部使用人员不文明用语的行为，规范道德识，引导规范使用OA办公自动化系统。

        工作人员具备积极的关注性：OA办公自动化系统加快了事情传递过程，提升了效率，部门文件传送的管理人员就应时时关注系统中是否有新信息，做好相应的回应和传接工作，切勿一天关注一次，将原本快捷的事情耽误，进而影响工作进程，甚至让人对办公自动化系统产生不佳印象。工作队伍的工作积极程度在一定程度上影响了工作进程的开展，严重的将制约办公自动化系统的推广，做好管理人员的管理工作就显得尤为重要，建立明确奖励机制对提高积极性帮助较大，有条件的部门或机构可以采取此措施，完善管理制度，奖罚分明。加强工作队伍的积极性管理，提升使用者对办公自动化系统的良好印象，增进改革进程的快速发展。

3 OA系统的特点与应用

        资源共享性：资源共享是利用计算机处理技术将特定的规范资料存放在一定的数据平台上供使用者参考查阅，提升资料的利用率。OA办公自动化系统具备此功能，管理者将信息公布于内部使用平台，使用者根据自己的需要进行检索，同时也能为多客户提供访问同一信息的空间，较为方便的提高了资源利用率，减少资源整理和查阅过程中用去的时间。看到方便的同时也要考虑其共享之后的安全性，在共享的时候就应考虑安全基础，建立完备的防护系统和管理权限，任何使用者都必须严格把控自己权限，管理人员不定期进行检查，这样能保证整个共享数据资源的安全性，充分利用资源的作用。

       信息传递快速性：时间代表效益，快速的传递信息，能有效的提高效益，增加需求人员获取信息的及时性。快速传递信息也为办事人员减轻了工作时间压力带来的负担，总工作时间不变，但是传递过程中原方式需要2天甚至更多，OA办公自动化系统却只需几分钟就可以实现，无疑为办事人员提供了更多时间，抓住时间差较快较好，高质量的完成工作。信息传递快速性是工作人员的需求，但是也是组织者更希望的看到的结果，更为社会快节奏、高效率的发展提供解决渠道。

        管理有序性：过去的管理模式，存在杂乱、推卸责任、效率低、资料整理难等问题，同时办公耗损和成本总是保持平稳并有逐渐上升的趋势，不仅是资源的浪费，也会给工作中埋藏同事之间因分工不明而引发的摩擦，不利于建设和谐的工作环境。并且高层管理者因工外出就无法批复和处理文件，日益繁杂的工作又堆积而至，无暇顾及事情的轻重缓急，OA办公自动化系统能实现远程办公，管理者可以在递交文件中标明需要处理的时间和重要程度，缓解了工作压力。特别是那些工作信息采集量较大的机构，人工就大大增加了额外的负担。办公自动化系统可以直接顺应大家的需求，根据预定原则进行分类上报，降低差错出现率，从而实现差误为0的规范管理。

        成本效益性：传统的通知方式利用纸和电话作为媒介，快速发展的进程中哪些方式将制约信息的传播，并且需要成本较高。OA办公自动化系统将传统的通知方式用电子形式传播出去，尤其是节约了传播过程中长途电话、传真、复印、打印的费用，实现了无纸化的工作形式，与社会发展进程接轨，更突显了社会发展的现代化管理标志，日耗销量成倍减少，减少了办公原始成本的投入。例如发布的管理办法、上级下发传阅文件及学科资料等，OA办公自动化系统中文件保存一项能实现此功能，用户将需要信息存入个人文件柜里，长期保存不会被破坏，省掉了传统传输过程中打印后再进行的交流麻烦，节约成本是不言而喻的了。当然那些必须要打印存档的文件，也可以很好的解决好，化解了电子操作与实际办公之间的矛盾。

4 总结

        OA系统顺应了时代发展需要，能有效的将管理部门意识形态对开，并达到和谐共处，共同提升的目的。OA办公自动化系统具有较强的开发价值，并且能在很多地方应用以及取得良好的效果。但是在实际应用中，在某些单位还需要进行宣传和讲解，更新部分老同志的认识，加强其学习和交流意识，让其接受新思维和新观念。时代发展的产物需要大家以更为包容的态度接受，同时也要大胆的应用到相关领域，充分发挥其价值与作用。

        加强宣传，适时引导：电子信息技术的更新速度非常之快，一些年纪较高的使用人员可能一时间无法适应其更换速度，面对时较为茫然。在这样的大环境下购置者应该加强宣传，增加引导的力度，避免使用过程中出现倦怠现象，或者逐渐忘记一些非常用功能。加强宣传就显得尤为重要，可以避免不良使用行为导致的差异影响。恰到时机的适时引导，能唤起）使用者的新认识，加深对常用功能的熟练程度，并且能制约更新过程中出现的不适心理。

        规范管理流程，责任到人：OA办公自动化系统使用过程中虽然速度加快了，但是应有的程序仍然不能减少，否则就会导致不必要的麻烦，增加最高决策者的额外负担。按照原有程序进行呈报，分管部门清楚具体情况能给决策和讨论提供参考意见。规范管理流程起到举足轻重的作用，责任到人，可以避免不清楚上级主管审批部门的使用者递交错误申报表而影响材料和信息的传递。实际管理中必须狠抓流程，落实责任，严格制止各级申报行为的出现，防患资料的对外泄露。

       整合资源，提高办事效率：OA办公自动化系统具有较强的储存功能，可以储存文档、图片和视频，给使用者提供了方便的数据平台，管理者也更容易收集各方面的电子信息资料，各部门要实行资源整合，避免使用过程中的重复劳动，或者几经更替正确信息变换成有误资源。整合资源，提高资源共同使用程度，能明显的提高办事效率，主要表现在资料收集过程时间缩短，规范程度提高。

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