连锁企业OA系统解决方案

    OA系统的核心是“辅助管理，为科学管理提供一种有效的管理手段”。OA系统是良好实施和应用是连锁经营企业决胜千里的有效保证，为企业科学管理有效手段，是企业核心竞争力的重要保证。乾元坤和连锁企业OA系统解决方案有针对性和有效地帮助企业解决所面临的问题。

    一、连锁行业特点

    连锁企业作为生产商、供应商、消费者之间的桥梁，其管理效率、工作模式对于整个商品流通市场有着举足轻重的作用。连锁经营具有成本优势、价格优势、服务优势、品牌优势，有着极强的竞争能力，不仅是企业提高效率、降低成本的经营方式，更重要的是能够帮助企业突破发展中的管理瓶颈。

    二、连锁企业面临的问题

    如何将连锁行业供应商，原材料及结算统一；如何控制和管理物流成本；如何面对快速成长与风险控制的两难困境；如何真实实时的掌控连锁店的营业数据和财务数据。

    三、连锁企业OA系统解决方案行业涵盖

    连锁经营超市、连锁经营酒店、连锁经营餐饮企业、娱乐连锁，零售连锁等子行业，连锁又分为直营连锁，特许连锁，自由连锁三种形式。

    四、连锁行业OA系统建设目标

    信息资源共享化：OA系统建立企业共享的网络基础设施；综合开发与利用各种信息资源，在企业内部形成较完整的产业价值链；

    标准规范统一化：通过OA系统加强数据规划，从数据、应用和展示三个层面进行标准化与规范化，易于OA系统的集成和扩展；

    业务流程审批流程化：促进业务与管理扽规范化，实现业务审批管理的流程化，提高企业的效率；

    文档管理电子化：建立统一的文档管理系统，实现企业的相关文件、报表等，以电子文档的形式保存和管理，方便检索和阅览。

    五、连锁企业OA系统解决方案

    OA系统可以帮助客户建立起统一接入和一站式的管理系统，企业利用IP网络、通过一个统一平台，进行统一管理、提供多种服务和应用，实现工作；由“人找人”到“事找人”的工作模式转变，加强管理可控性，业务数据实时进入OA系统，方便成本核算，效益预测；OA系统实现了可视化资源管理及业务过程管理；真正的实现决策依据数字化；经营管理目标化；操作流程标准化；成本控制系统化；培训员工一线化；运营管理一体化；质量考评指标化。

    1、总部与各连锁店地理位置较远，各种数据、文件传递不及时、不方便，缺乏一个高效的传递手段；

    2、企业内部的规范化管理、执行力提高在传统方式下难以得到保障； 

    3、一些重要决策、流程审批经常因为领导、管理人员游动而延滞、无法处理，极大延缓企业的高效率发展；

    4、各分支机构、人员业务、管理开展、执行情况如何，企业领导难以有效监控，有被“置于高处不胜寒”感觉，同时对于扁平化管理要求的也是头疼的问题；

    六、连锁企业OA系统功能

    1、文档管理系统

    在许多连锁经营企业里，文档管理往往是采用最传统的“文件共享”方式进行分类、使用，甚至FTP方式。这些方式存在明显的不便和问题，主要表现在：

    安全性不高：容易造成文件流失、非法访问和篡改，并且容易暴露企业网络体系、服务器安全漏洞。维护性不高：操作比较麻烦，易发生意外操作失误。

    使用不便：无法实现跨地域、跨时段的文档查阅、使用。

    而在乾元坤和OA系统中，文档管理系统的管理和应用方式如下：“电子文件柜”的形式建立科目体系分配访问权限用户通过Internet/Intranet更加方便地访问。公共文件柜用来上传各个部门共享给全连锁人员的文件，或本部门内部共享文件，使得之前的文件传输混乱的情况得到改善。网络硬盘上传的是一些需要使用的软件和视频，比较好用的就是图片浏览模块，现在下分店检查的图片，活动图片等等都能保存在上面，方便相关人员下载浏览，更好的分享检察人员所看到拍到的场景。

    2、手机短信系统 

    手机短信可以实现：随时随地接收信息通知，实现“不间断”办公总部与各分支机构的沟通、联系公司与客户沟通、联系目前，手机短信方案有三种方式。

    1）采用手机模块进行短信的收、发接口处理。

    2）采用电信的电话精灵方式。即在电信部门进行登记，与固定电话绑定。

    3）采用第三方的短信接口。

    3、企业工作管理

    1）应用了工作流之后，公司逐步实现无纸化绿色办公，把传统的纸质工作流程改进成电脑工作流操作，实现了随时随地只要有网络就能处理工作的需求。目前工作流已经在全企业普及应用。

    2）作为企业领导，更关注企业各部门、分支的工作状态情况、业务运转情况。其中各部门工作状态的管理主要是通过各部门工作计划、工作汇报进行管理。 

    3）部门工作计划：各部门每月进行月度工作计划编制、上报、审批，领导可以随时查看和监督。对于各部门的工作积极性、协调性具有很大的促进作用。

    4）部门工作汇报：各部门对本月工作情况进行总结、汇报，公开，以供全企业、领导进行查看、监督、评议。

    5）信息发布：连锁公告直接在OA公告上进行发布，只要有OA的人员都能接收到；一些内部重大新闻或喜庆新闻都能及时发布，而且与全连锁员工分享。这样使得部门与部门之间、店与店之间联系更密切，交流更多。

    6）日程安排：企业领导通过此模块可实现工作监控，随时随地了解自己或下属的工作安排，也随时能按排工作给下属。

    4、经营报表管理

    经营报表管理主要是企业各业务层将日常经营报表，通过OA系统进行填制、上报，以供企业领导随时随地查看、决策。相比传统报表上报方式，则更加快捷、更加节省费用，  经营报表生成和处理有两种方式。

    1)是从源应用系统中根据要求，设计、直接生成所需要的报表系统。这种报表无须人为干预，速度快、即时结果查看。,

    2)是人为填报。只是利用计算机软件系统更快速实现报表。该方式无须源应用系统的支撑，所以对于信息化程度不高的企事业单位是非常实用的。缺点是难以进行报表间的数据统计和分析，报表系统给公司的营销带来很多方便，能更方便的收集各个分店的数据，实时准确的做出活动策划方案。 

    七、连锁企业OA系统产生的效益

    OA系统方便高管使用，只要有网络有电脑都能随时随地去处理之前不能处理的事务，上级能及时收到下级提交的申请，处理一些紧急的申请也比较方便。其次，领导能根据日程安排实时监控下属的工作情况，给下属安排工作事项，下发定时任务，极大地改善了企业的工作状态，提高了工作效率。

    连锁企业OA系统实施由上而下的贯彻了企业的管理和经营理念；后台精细化，前台简单化，使连锁管理更轻松；有效的降低了物流配送成本；实时有效的经营数据为管理层决策提供了科学依据。

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