OA系统的选型

    随着办公自动化OA概念的深入人心，越来越多的中小企业正在实施或准备实施OA系统，以提升企业工作效率和业务运作带来突出成效。由此一来，OA系统的选型便成了企业所遇到的重大难题。小编在此特别整理了几点OA系统的选型关键要点，力求帮助您进行正确地OA选型。

    一、OA系统市场目前存在较多问题

    伴随着旺盛的OA系统的市场需求，OA系统产业市场也面临着诸多的问题，如市场竞争环境不规范、知识产权保护不力、价格不透明、服务不完善等诸多问题。

    1)市场不规范

    主要体现在恶性竞争严重，由于当前存在的最低价中标原则，各厂商之间恶意压价，最终损害的是蓬勃发展的中国软件产业。政府机构有必要成立相应的监管机构、发布相应的法律法规，监管、规范市场。另外，行业协会也可以牵头，成立相应的OA系统联盟，制定一些相应的规定，各盟员本着友好协商的原则，不得参与恶性竞争。

    2)知识产权保护不健全

    一直以来，我们都没有完善的知识产权保护体系，而软件产品本就是知识产权的产物，其核心就是产品的代码，在知识产权保护机制不健全的情况之下，离职员工带走相关核心代码，成立新公司推出雷同产品或者所谓的盗版事件时有发生，这些产品进入市场之后，没有开发带来的核心成本支出，只要产品能出售即可获得相关利润，完全没必要进行品牌建设，必然导致包括实施服务、售后服务等跟不上，严重影响用户使用，既损害了用户利益也损害了企业利益，严重威胁到产业的健康发展。为此，有必要将现有的知识产权保护法律法规细化，并成立专门的机构进行监督监管，保护知识产权拥有者的合法权益，促进产业的健康发展。

    3)价格不透明

    由于软件产品成本主要来自研发部分和后续的升级部分，一旦产品开发出来之后，软件公司后续成本将不断降低，加之行业不够规范，市场中恶性竞争充斥，OA系统厂商大多不愿意公开公布其软件产品价格，给代理商、销售人员从中操作，恶意更改价格提供了可能，严重损害了企业用户的利益。为此，政府有必要出台相应的规定，明确软件公司公布软件产品的价格，保护企业用户利益。同时，第三方研究机构也可以在这方面发挥自己中立身份作用，通过自身专业研究以及对最终用户使用情况进行调研统计分析，划出各OA系统产品的大致价格图，给出各OA系统的大致价格区间，指导企业用户在进行OA系统的选型应避免价格陷阱。

    4)服务体系不完善

    物美价廉本身就是一个伪命题，一分钱一分货。而当前由于OA系统开发市场竞争激烈，各低价OA系统产品层出不穷，低廉的价格不能保证后续服务的质量，影响了企业用户的正常使用，为企业用户造成了损失。为此，有必要建立健全服务体系，以致远为例，不仅推出了400客服热线，还开通了投诉电话，保证远程服务的畅通，同时定期举行线下活动，培训企业用户，在各地开设办事处、服务机构，当用户面临不能解决的问题时工程师能很快奔赴现场，实地解决用户难题。

    二、如何选择适合自己的OA系统

    选型第一步：需要什么?

    OA范畴广阔，有的简单至两三个功能，有的复杂度超过ERP系统。自然，价格也相差甚大，低至数千元，高至上百万。最根本的是您的需求——明确您需要什么，从而选择适用的产品或解决方案。

    成长初期的中小企业根本需求是生存和发展，是超越企业一切的重大问题，也是中小企业首要考虑的问题。而解决这些问题就需要推进信息化建设，通过信息化改善中小企业生存环境，提高行政办公效率，增强企业综合竞争力。所以生存和发展就是中小企业信息化的核心需求。

    然而面对种类繁多、五花八门的OA系统，大多数中小企业显得困惑，难于下手。该用什么样的办公自动化软件？如何迈出自己在信息化的的第一步呢?最近几年，OA系统成为中国管理软件中一颗最耀眼的明星。但OA系统厂商的多样化和0A品牌的参差不齐，也已是业内公认的事实。对很多最终用户来说，选型也许是个难题。

    “适合的才是最好的”这句生活中充满了哲理的话，这句话在中小企业OA系统的选型中同样适用，OA系统就和衣服一样，是贴身的东西。这个东西是有实用价值的，不是给别人看的花把式。对于企业信息化而言同样适用。实施办公自动化前中小企业应当先问问自己，我的企业现状如何，需要什么？这套系统、服务适合我吗?这套系统能满足我的需求吗?弄清了这几个问题，企业就可以踏上自己的信息化之旅了。

    OA系统的功能不胜枚举，核心功能加上延伸扩展的功能，如果每个功能都要购买、考察，既浪费了成本和精力，也会在后期使用中造成闲置，需要针对组织的需求针对性购买。总的来说，不同规模的企业，不同类型的组织，对基础管理的侧重点不同，中小企业关注的自由协作、信息发布和文档管理；中型企业关注的职能分工、流程规范;大型企业关注的效率提升、业务督办;集团企业更关注的集中管控、风险控制。因此依据本企业的特点、差异性来有针对性的选型，就变的比较重要。

    选型第二步：谁能满足?

    OA系统厂商较多，侧重各有不同，适用才是最好。面对众多广告、宣传以及软性文章，您需要仔细辨析，去伪存真。您当然清楚——厂商应该用产品说话，而不仅仅是思想、概念、术语和奖项。

    选型第三步：OA系统的集成效果

    随着企业组织的信息化程度加深，各种软件应用纷纷走马上任，如何将分布在各个部门、各个人手中的系统加以集成整合、提高使用效率也成为众多单位考虑的问题。从OA系统的产生看，主要着力于对内部办公资源的整合，内部各部门的协作，在企业基础管理中起着贯穿的作用，随着信息化建设的深入，企业越来越希望能够在OA的表单审批过程中，直接调取CRM系统中的客户数据、订单编号，直接调取ERP系统中的产品型号、库存数量，直接调取管理系统中的组织名称和员工代码;企业越来越多的希望只通过一个IP地址、账号、密码登录到所有的系统中去等等，总之如何解决应用孤岛、信息孤岛和数据孤岛，成为企业选型OA系统，构建全员信息化平台的重要需求。

    选型第四步：OA系统的平台性要求

    从OA系统的生命周期来看，大部分OA系统的生命力都不会超过10年，原因何在?因为企业的需求无法在选型阶段界定清楚，准确的讲永远无法界定清楚，因为企业在持续不断的发展过程中，战略中心、组织架构、业务流程、职务岗位、角色权限都在不断的变化，尤其是基础管理需求在不断的变化，其中一些变化可以通过流程优化和表单调整完成，但还有相当多的变化无法通过产品化模块实现，因此具有无码开发的平台化系统成为解决变化的唯一方法。

    选型第五步：性价比依然重要

    购买任何东西都会考虑性价比问题，OA系统的选型同样不能越过这一实际问题。至今仍有些企业会认为“OA系统越贵越好”、“OA系统越便宜越好”、甚至是“功能越多越好”。这其实是一种片面的想法。实际上，产品的价格高并不等于其产品的品质高，也不等同于产品的功能强大。OA系统不像ERP系统，其需求一般比较标准，所以，高价绝不是选用OA系统的参数，应着眼于OA系统的易用性、易维护性。

    OA系统的选型异常重要，大大小小影响到到单位中的每一位员工的工作习惯，如何让OA系统最大限度被员工接受，如何将最终用户的排斥度降到最低并发挥其管理价值，才是选型者应该着重考虑的问题。